Część 3. Poszukaj wsparcia

Warto współpracować!

Paulina Milewska 

Organizowanie każdej imprezy niesie za sobą konieczność podjęcia wysiłku i poświęcenia czasu, aby efekt był zadowalający dla wszystkich. Pamiętajmy, że w realizacji naszych pomysłów mogą pomóc nam różne osoby, instytucje i firmy. W dzisiejszych tekstach namawiamy Was do poszukania partnerów :-)

Możemy wyróżnić:

• współorganizatorów akcji – to instytucje zaangażowane bezpośrednio w organizację Odjazdowego Bibliotekarza, realizujące konkretne zadania związane z kampanią,
• partnerów akcji – to instytucje i organizacje, które pomagają finansowo i/lub niefinansowo (np. wspierają organizatorów merytorycznie lub użyczając im swoich zasobów),
• sponsorów – to głównie firmy i przedsiębiorcy, którzy udzielają wsparcia materialnego (zarówno finansowego, jak i rzeczowego, np. podarowując książki),
• patronów medialnych – to media, które pomagają w promocji Odjazdowego Bibliotekarza.

Wszystkie instytucje, organizacje czy firmy współpracują z nami na wcześniej wspólnie określonych zasadach.

Innym typem są instytucje, organizacje czy firmy wspierające edycje lokalne. Są to współorganizatorzy, partnerzy, sponsorzy i patroni medialni odrębni dla każdej edycji Odjazdowego Bibliotekarza w poszczególnych miejscowościach. Kontaktem z nimi zajmują się organizatorzy lokalni, czyli głównie pracownicy bibliotek publicznych. To, z kim i na jakich warunkach dana instytucja organizująca akcję współpracuje, jest wyłącznie jej decyzją.

Pierwszym krokiem w poszukiwaniu partnerów jest zaproszenie do współpracy pobliskich bibliotek (z naszego miasta, z sąsiedniej miejscowości). Następnie należy przemyśleć, jakie jeszcze instytucje i organizacje mogą być pomocne oraz określić obszar, na którym może zostać podjęta współpraca dająca obopólne korzyści. Typując potencjalnych sponsorów wśród lokalnych przedsiębiorców, należy wziąć pod uwagę firmy, z którymi już się współpracuje oraz takie, którym udział w naszej imprezie może przynieść korzyść (np. w postaci nowych klientów).

Doświadczenia poprzednich edycji Odjazdowego Bibliotekarza z różnych zakątków Polski świadczą o tym, że współpracować warto. W wielu miejscach tworzą się koalicje kilku bibliotek (np. nagrodzona współpraca bibliotek z Bojadeł, Zaboru i Klenicy). Partnerstwo kwitnie także z organizacjami pozarządowymi (stowarzyszenia, fundacje, harcerstwo), ośrodkami kultury i szkołami. Często udaje się pozyskać pomoc samorządów, służb porządkowych, a także lokalnych przedsiębiorców.

W dzisiejszej części Poradnika pomysłami na pozyskanie partnerów z bardzo różnych sektorów dzieli się z nami Katarzyna Roszak z Jaraczewa. Liczba pozyskanych w Jaraczewie partnerów jest naprawdę inspirująca. Następnie kilku podpowiedzi dotyczących pozyskiwania sponsorów udziela Aleksandra Marciniak z Biblioteki WSP w Łodzi.

I ty możesz zostać partnerem… Odjazdowego Bibliotekarza!

Katarzyna Roszak

Organizacja Odjazdowego Bibliotekarza obejmuje wiele aspektów – możemy wziąć ją na swoje barki i samodzielnie wszystkim się zająć albo zaangażować do pomocy jak największą liczbę partnerów. W Jaraczewie wybraliśmy ten drugi wariant i zdecydowanie możemy stwierdzić, że był to strzał w dziesiątkę! Poniżej prezentuję nasze rozwiązania i pomysły. W naszej miejscowości w organizację imprezy zaangażowaliśmy:

• lokalny bank;
• naszego dostawcę książek – dał nam rewelacyjny upust na zakup nagród książkowych;
• lokalną firmę masarską, która zasponsorowała kiełbasę na ognisko;
• naszego bibliotecznego ubezpieczyciela, który zabezpieczył nas (w ramach stałej współpracy) podczas całego rajdu;
• Gminny Ośrodek Kultury – pomógł nam w rozpropagowaniu imprezy i zgodził się powitać nas bardzo głośno i entuzjastycznie na mecie rajdu podczas przeglądu piosenki, jaki tego dnia był w GOK-u organizowany;
• dzielnicowych naszego rewiru – zapewnili nam bezpieczeństwo, jadąc na czele naszego peletonu całą trasę i włączając od czasu do czasu sygnał dźwiękowy,co  powodowało, że mieszkańcy okolicznych wiosek nie mogli nie zauważyć pomarańczowych rowerzystów (z prośbą o opiekę nad naszym rajdem zwróciłam się pisemnie do samego komendanta policji);
• ratownika medycznego – był to mieszkaniec naszej gminy, który udziela się w straży pożarnej i ZHP; jechał odpowiednio oznakowany z niezbędnym sprzętem (na szczęście jego pomoc nie była potrzebna w czasie rajdu);
• zaprzyjaźnioną firmę, która użyczyła nam busa (wraz z kierowcą), pełniącego funkcję wozu technicznego – i ten się przydał niejednokrotnie: przebite opony, spadające łańcuchy, chwilowa niedyspozycja kondycyjna jednego z uczestników itp.;
• Ochotniczą Straż Pożarną – na jednym z postojów rajdu zaplanowaliśmy ognisko, dlatego poprosiliśmy strażaków o pomoc; zgodzili się ustawić ognisko, rozpalić je przed naszym przyjazdem, przygotować kije do kiełbasek, pilnować, aby ogień się nie rozprzestrzenił (znajdowaliśmy się na polanie niedaleko lasu), a następnie po naszym wyjeździe w dalszą trasę zagasili ognisko i uprzątnęli teren;
• leśniczego, który pomógł nam przy organizacji drewna na ognisko i w jego transporcie;
• Koło Gospodyń Wiejskich z wioski, w której mamy filię biblioteczną, przy której to zaplanowaliśmy kolejny postój – panie upiekły nam kilka blach przepysznego ciasta drożdżowego i przyszły w dniu rajdu, aby ugościć nas podczas postoju smakowitym plackiem i kawą;
• kierowniczkę miejscowej sali wiejskiej – wypożyczyła nam termosy do kawy, która postawiła na nogi strudzonych rajdowców.

Odjazdowy Bibliotekarz w Jaraczewie udał się wspaniale dzięki cudownej pogodzie i licznym, radosnym uczestnikom, ale nie byłoby takiego świetnego rajdu, gdyby nie nasi sponsorzy i partnerzy. Warto prosić o pomoc tych, których dobrze znamy i z którymi współpracujemy na co dzień – na pewno nie odmówią. A nawet jeśli – trzeba pukać do kolejnych drzwi, zacieśniając dzięki temu więzi lokalne i dobrze się wspólnie bawiąc.

Jak pozyskać Odjazdowego Sponsora?

Aleksandra Marciniak

CC by-nd 2.0 [seanbjack]Do zorganizowania pierwszej edycji Odjazdowego Bibliotekarza w Łodzi w 2010 roku wystarczył pomysł i zaangażowanie niewielkiej grupy osób. Rajd został urozmaicony dzięki nagrodom ufundowanym przez naszych pierwszych sponsorów: księgarnię PWN, szkołę tańca Salcity oraz firmę TrustTex. Druga edycja Odjazdowego zaczęła podbijać Polskę. Organizatorzy zyskali nowy wabik na sponsorów – popularność akcji.

W 2011 roku w Łodzi udało się znaleźć aż 10 firm i instytucji, które ufundowały nagrody dla uczestników. Popularność rosła, a wraz z nią liczba sponsorów, a przede wszystkim wartość oferowanego przez nich wsparcia. W 2012 byliśmy bardzo usatysfakcjonowani, mogąc rozdzielić nagrody nie tylko wśród uczestników łódzkiego rajdu, ale i wesprzeć kilka innych miejscowości.

Kilka wskazówek, jak zdobyć sponsora:

1. Stwórz opis swojej edycji Odjazdowego Bibliotekarza – zwięzły, ale pokazujący ciekawe szczegóły, opisujący uczestników (czyli potencjalnych klientów sponsora).

2. Wskaż konkretne profity dla firmy współpracującej, np.:

• zamieszczenie logo na materiałach informacyjnych i promocyjnych,
• dystrybucję ulotek/plakatów sponsora na terenie instytucji organizujących rajd,
• informowanie o sponsorach w trakcie rajdu,
• zamieszczenie logo i/lub oferty firmy na stronach www organizatorów,
• możliwość prezentacji swoich produktów na starcie/mecie rajdu.

3. Wytypuj firmy, które mogą być zainteresowane wsparciem Odjazdowego Bibliotekarza w Twoim regionie. Mogą to być: księgarnie, wydawnictwa, czyli instytucje związane z książką, ale także lokalne firmy kosmetyczne, spożywcze czy oferujące usługi, np. szkoły tańca, zakłady fryzjerskie, kosmetyczne itp. Chodzi o to, by dany sponsor dostrzegł wymierny zysk, miał okazję spotkać na rajdzie swoich potencjalnych klientów.

4. Wyślij e-maile do wytypowanych firm. Do tych, którzy nie zareagują, zadzwoń po 2–3 tygodniach i powołując się na przesłaną korespondencję, zachęć do wzięcia udziału w imprezie.

5. Na koniec coś, o czym trzeba pamiętać od samego początku – sponsorzy to nasi partnerzy. Nie prosimy ich o bezinteresowny datek, ale oferujemy coś w zamian. Należy więc podejść do zadania jak do kwestii biznesowej, czyli negocjować, przekonywać, szukać profitów dla obu stron transakcji.

Kiedy już nasza akcja poszukiwawcza przyniesie oczekiwany skutek, warto ze sponsorami spisać umowę. Wzór dokumentu można znaleźć tutaj.

Powodzenia!