Chcesz zorganizować Odjazdowego Bibliotekarza, ale nie wiesz, co Cię czeka? A może wiesz, co Cię czeka, ale chcesz usprawnić pracę? Z tej części Poradnika Odjazdowego Organizatora dowiesz się, jak zaplanować akcję, jak stworzyć harmonogram zadań i jakie wyzwania staną przed Tobą.
Odjazdowy Bibliotekarz w skrócie
Marta Kurzyńska (Biblioteka Muzeum Narodowego w Szczecinie), Marta Sztark-Żurek (Biblioteka Uniwersytetu Szczecińskiego)
Co należy zrobić przed akcją?
- dokładnie rozeznać się w terminach i zasadach procedur formalnych związanych z przeprowadzeniem akcji;
- przed uruchomieniem procedury formalnej związanej z uzyskaniem zgody miasta na zorganizowany rowerowy przejazd (w naszym przypadku było to „Zawiadomienie o zamiarze zorganizowania zgromadzenia”) koniecznie należy przejechać trasę ze scenariuszem akcji, żeby zweryfikować plany z rzeczywistością (dotyczy to m.in.: czasu przejazdu, przeszkód na drodze, czasu trwania konkursów, logistyki dostarczenia i przewożenia akcesoriów potrzebnych do ich przeprowadzenia, transportu nagród itp.).
Jak dotrzeć do ludzi?
- propagować z entuzjazmem akcję w różnych sytuacjach oficjalnych i nieoficjalnych;
- przygotować różne formy druków reklamowo-informacyjnych: plakaty (papierowe, elektroniczne), ulotki (papierowe, elektroniczne), e-maile informujące o akcji;
- przygotować atrakcyjny program akcji i zapewnić nagrody;
- informować o akcji osoby i organizacje potencjalnie nią zainteresowane (zorientowane prorowerowo, nastawione na aktywnie spędzanie czasu);
- poinformować o akcji lokalne media i portale informacyjne, różne kręgi osób, wykorzystując portale społecznościowe;
- zaangażować w akcję ludzi z różnych instytucji czy organizacji, informować ich na bieżąco o przebiegu działań organizacyjnych. Angażowanie nie musi polegać na tym, że dana osoba czy instytucja/organizacja bierze udział w przygotowaniach akcji. Może pełnić funkcję potencjalnego przekaźnika informacji, dzięki któremu dotrzemy do osób z jej kręgów zawodowych czy towarzyskich;
- cierpliwie i w krótkim czasie udzielać informacji na temat akcji.
Jak dotrzeć do mediów?
- przygotować przynajmniej dwie wersje tekstu opisującego idee akcji – skrótową i bardziej opisową, korzystać z nich w niezmienionej lub zmodyfikowanej wersji w zależności od zaistniałych potrzeb;
- wyszukać jak najwięcej kanałów informacyjnych: radio, TV, gazety, lokalne portale internetowe;
- starać się o patronaty medialne;
- uzyskać patronaty władz;
- reagować entuzjastycznie i szybko na każdy przejaw zainteresowania ze strony mediów.
Po akcji należy:
- pamiętać o podziękowaniach dla sponsorów, osób w sposób szczególny zaangażowanych w organizację akcji (oficjalne i nieoficjalne formy podziekowań);
- stworzyć wspólną bazę zdjęć po akcji, do której wszyscy zainteresowani będą mogli dotrzeć;
- sformułować i upublicznić podsumowanie akcji;
- rozesłać krótkie podsumowanie wszystkim osobom i instytucjom/organizacjom, które były zaangażowane w akcję lub jej kibicowały.
Zaplanuj pracę
Paulina Milewska
Planowanie zdecydowanie ułatwia osiągnięcie wyznaczonych celów, dlatego warto stworzyć szkic imprezy, a następnie harmonogram pracy. W takim dokumencie wpisuje się wszystkie zadania konieczne do zrealizowania projektu i osadza się je w odpowiednim czasie. Układ harmonogramu może być różny, najważniejsze jest to, by rozpiska była możliwie dokładna i zawierała nawet z pozoru oczywiste sprawy (w toku codziennego zgiełku łatwo o czymś zapomnieć).
Harmonogram powinien zawierać:
- nazwę zadania,
- opis zadania (jeśli jest to potrzebne, zadanie jest skomplikowane, wymaga więcej pracy itp.),
- czas (datę rozpoczęcia i zakończenia zadania),
- osobę odpowiedzialną za realizację (w razie potrzeby – kontakt),
- miejsce na uwagi o realizacji.
Tworząc harmonogram, nie zapominaj o tym, że ma on pomagać, a nie stresować. Zaplanuj pracę w czasie tak, aby realizacja zadań była możliwa na spokojnie, bez zbędnego pośpiechu. Nie planuj kilku kluczowych zadań na ten sam tydzień. Zwróć uwagę także na to, ile pracy przydzielono konkretnym osobom, czy nie jest jej za dużo.
Praca z harmonogramen daje możliwość śledzenia postępów na bieżąco. Cały czas mamy przed oczami kolejne etapy, wiemy, co nas czeka. Kolejne zrealizowane zadania odznaczamy jako “wykonane” – przybliża nas to celu, jakim jest nasz własny przejazd rowerowy Odjazdowy Bibliotekarz. Nie zapominajmy jednak o wpisaniu zadań, które czekają nas już po akcji :-)
Istotne jest również to, że harmonogram może ulegać zmianom. W miarę pracy pojawiają się nowe pomysły, coś, co zaplanowaliśmy, okazuje się niewykonalne lub trzeba kogoś zastąpić. Wszystkie takie sytuacje powodują konieczność wprowadzania poprawek, modyfikacji – to nic złego, bądźmy elastyczni.
Harmonogram zadań można rozpisać na papierze dużego formatu i wywiesić w biurze, można go także przygotować w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym i wydrukować dla każdego członka zespołu kopię. Można użyć również programów do tworzenia harmonogramów (np. GanttProject [przeczytaj najpierw o wykresie Gantta]) albo kalendarza online (np. Google Calendar) i współdzielić tak powstały plan pracy z innymi członkami zespołu.
Umieszczony poniżej do pobrania Przykładowy harmonogram zadań możesz potraktować jako punkt wyjścia i dostosować go do swoich potrzeb. Zadania i ich opisy potraktowane są w nim ogólnikowo i wymagają doprecyzowania, w zależności od Twoich planów. Wypisane w dokumencie “duże” zadania, zgodnie ze swoimi potrzebami, podziel na kilka mniejszych elementów. W Przykładowym harmonogramie zadań znajdują się również porady i sugestie. Czas podany w tabelce “termin realizacji” wpisany jest orientacyjnie – w swoim dokumencie określ konkretne daty na wykonanie zadania.
