Powołaj odjazdowy zespół

Paulina Milewska

Chcesz zorganizować Odjazdowego Bibliotekarza, ale nie wiesz, od czego zacząć? Najlepiej na starcie poszukaj osób do współpracy przy realizacji zamierzeń. Nie bój się prosić o pomoc i proponować innym udziału w pracach odjazdowego sztabu. Wspólnymi siłami łatwiej osiągnąć wyznaczone cele.

Aby Wasza praca przebiegała sprawnie, wytyczcie razem konkretne zadania i rozpiszcie, kto ma się zajmować realizacją kolejnych punktów powstałego harmonogramu działań. Dobrze jest także od razu określić terminy, wyznaczyć deadline dla każdego zadania. Przykładowy harmonogram umieścimy w kolejnym odcinku Poradnika Odjazdowego Organizatora.

Liderem grupy może zostać każdy, ale wszyscy muszą się na to zgodzić. Określcie na pierwszym spotkaniu zasady, według których grupa będzie funkcjonować, pracujcie odpowiedzialnie. Jeżeli organizacją rajdu zajmujecie się w ramach pracy w jednej bibliotece, zastanówcie się, czy warto wyznaczyć zespół do spraw Odjazdowego Bibliotekarza. Możecie także pracować w oparciu o demokratycznie podejmowane decyzje – wybór należy do Was! Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy, o czym można się przekonać, czytając opisy pracy grup z Łodzi, Szczecina i Wiżajn.

Łódź

fot. K. Pawłowski Pierwszy zespół do pracy nad Odjazdowym Bibliotekarzem powołałyśmy w 2010 roku. W zasadzie składał się on z 3 osób (Biblioteka WSP w Łodzi). Był to czas pracy koncepcyjnej nad ogólnym charakterem akcji. Dzięki ówczesnym długim rozmowom i wspólnemu formułowaniu celów akcji, szukaniu najlepszych sposobów ich realizowania, dziś Odjazdowy Bibliotekarz wygląda tak, a nie inaczej. Praca w trójkę nad wszystkimi aspektami organizacji bywała trudna, ponieważ zdarzało się, że miałyśmy odrębne koncepcje. Zawsze szukałyśmy najlepszego rozwiązania i rozważałyśmy kilka opcji, pewne sprawy ulegały zmianom w trakcie późniejszego działania, a zdecydowana większość decyzji była podejmowana wspólnie. Taki model pracy w grupie polecamy osobom, które dobrze się znają i mają podobny sposób patrzenia na świat.

Szczecin

Marta Kurzyńska (Biblioteka Muzeum Narodowego w Szczecinie), Marta Sztark-Żurek (Biblioteka Uniwersytetu Szczecińskiego)

fot. M. Sztark-ŻurekDo momentu organizacji szczecińskiej edycji Odjazdowego Bibliotekarza nawet się nie znałyśmy. Pomimo tego, jak się okazało, stworzyłyśmy dobry tandem organizacyjny. Cenne było to, że zawodowo jesteśmy związane z innymi instytucjami, w ten sposób udało się nam w jakimś stopniu zaangażować w rajd dwa duże środowiska bibliotekarskie – biblioteki uniwersyteckiej i wojewódzkiej biblioteki publicznej. Od początku bardzo zależało nam na tym, żeby to była akcja ponadinstytucjonalna, by szczecińscy bibliotekarze poznali się bliżej i wspólnie coś zrobili.

W organizacji Odjazdowego Bibliotekarza najważniejsze wydaje się nam zebranie grupy ludzi (niekoniecznie dużej), którzy dadzą zarazić się entuzjazmem. Poza pomocą w przygotowaniach taka grupa wsparcia pozwala zweryfikować własne pomysły i jest źródłem nowych, ciekawych koncepcji. Dzięki niej ma się większą pewność, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik, a całe przedsięwzięcie musi się udać.

W Szczecinie wyglądało to w ten sposób: nie mając jeszcze właściwie planu co do przebiegu imprezy (poza ogólną wiedzą, czym Odjazdowy jest), najpierw (w lutym) odbyłyśmy kuluarowe rozmowy z osobami z Zarządu Oddziału Szczecińskiego SBP oraz spotkałyśmy się z reprezentantami Stowarzyszenia Rowerowy Szczecin, żeby wysondować nastawienie i chęć wsparcia akcji. Potem (marzec/kwiecień) zrobiłyśmy dwa większe zebrania robocze w ramach OS SBP, na które zaprosiłyśmy osoby, które naszym zdaniem mogły coś wnieść w przygotowanie akcji. Byli to bibliotekarze nie tylko związani z Zarządem OS SBP, ale także spoza naszych rodzimych instytucji.

Na pierwszym spotkaniu roboczym przedstawiłyśmy ideę Odjazdowego Bibliotekarza oraz swoje jeszcze nieco niesprecyzowane pomysły, jak edycję szczecińską urozmaicić. Był to moment zbierania opinii o akcji w szerszym gronie, burzy mózgów na temat jej przebiegu, elementów ją uatrakcyjniających, możliwości pozyskania sponsorów oraz spisania spraw i rzeczy, które trzeba przygotować lub załatwić. Już wtedy w naturalny sposób wyłoniły się osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań, które na tym etapie potrafiliśmy sobie wyznaczyć. Na drugim zebraniu roboczym przedstawiłyśmy już konkretny program akcji, a w grupie spróbowaliśmy doprecyzować szczegóły i rozdzielić zadania. Potem kontaktowaliśmy się indywidualnie w sprawach związanych z konkretnym zadaniem.

Wiżajny

Alicja Zajączkowska (Gminna Biblioteka Publiczna Wiżajny)

fot. GBP WiżajnyPracuję w jednoosobowej bibliotece, można powiedzieć, że wszystko organizowałam sama. Zdecydowałam się na to, gdyż bardzo spodobała mi się taka forma promocji biblioteki. Wiedziałam, że napotkam pewne trudności, ale mimo to chciałam podjąć wyzwanie, by potem nie żałować, że nie spróbowałam. I udało się!

Jako jednoosobowy organizator, byłam pełna obaw o wiele spraw: chęć uczestnictwa w wyjeździe rowerowym, na czyją pomoc mogę liczyć w dniu imprezy, czy nikomu nic się nie stanie, czy czytanie w parku będzie dobrze odebrane, co mówić uczestnikom w miejscu planowanych debat czy dyskusji. Musiałam pokonać swoje lęki i realizować podjęte wyzwanie i dziś cieszę się, że to zrobiłam.

Początkowo największym problemem był prawie kompletny brak osób pomagających przy organizacji akcji. Mimo to znalazły się przyjazne osoby i instytucje, które wsparły mnie w trakcie trwania imprezy. Pomagała mi rodzina oraz znajomi, jak również wolontariusze.

Na szczęście przy Odjazdowym Bibliotekarzu jest możliwe, aby działać bez ponoszenia wielkich kosztów. W moim przypadku niewielkie sumy pochodziły z budżetu biblioteki i wydałam je na zakup:

  • kolorowego papieru,
  • patyczków do szaszłyków (do wykonania prostych chorągiewek według łódzkiego szablonu),
  • produktów spożywczych (drobny poczęstunek dla rajdowiczów).

Tablicę-plakat o akcji zrobiłam sama, wykorzystując duży arkusz papieru pakowego. Naszkicowałam na nim wzór logo Odjazdowego Bibliotekarza, a potem pokolorowałam go wspólnie z dziećmi, które przyszły do biblioteki. Na zamówienie ładnych, odjazdowych koszulek wprawdzie nie było pieniędzy, liczę, że może uda się je zakupić w tym roku Bardzo pozytywnie zaskoczyło mnie, że własnoręcznie przygotowane gadżety z logo akcji - chorągiewki i plakat - wyglądały naprawdę ciekawie i estetycznie, mieliśmy dużo satysfakcji z ich wykonania.

Akcja była także okazją do spotkania i integracji mieszkańców naszej miejscowości poza murami biblioteki. Dużo radości sprawiła mi aprobata w stosunku do Odjazdowego Bibliotekarza ze strony wielu osób i instytucji. Mieliśmy także możliwość zrobienia czegoś pożytecznego wspólnie, mianowicie posprzątaliśmy plażę gminną, co było bardzo potrzebne nam wszystkim.

Akcja udała się fantastycznie – wróciliśmy zadowoleni, a uczestnicy poprosili, aby w ten sam sposób spotkać się za rok!